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Como implementar uma rotina de administração de informações na empresa

Como implementar uma rotina de administração de informações na empresa

Os últimos anos foram marcados pelo aumento da quantidade de informações disponíveis para empresas de todos os portes. Junto com a Internet das Coisas e com a expansão das conexões de internet móvel de alta velocidade, o número de dados que circula em meios digitais cresce a níveis inéditos. Novas oportunidades são, então, criadas por meio da análise e administração de dados originados de diversas fontes.

Nesse contexto, também houve inovação nos processos de Business Intelligence (BI), com o uso de soluções de Big Data Analytics. A tecnologia dá precisão, agilidade e confiabilidade na coleta, organização e análise das informações ao extrair padrões e insights para direcionar as ações corporativas.

Porém, antes de a empresa conseguir fazer uso e extrair valor desse tipo de ferramenta, algumas etapas precisam ser bem compreendidas. Veja quais são e como é possível implementar uma boa rotina de administração de dados na sua empresa.

Passo a passo para criar um modelo de administração de dados estratégicos

Definição

Essa etapa é fundamental por ser o momento em que a empresa precisa fazer as perguntas necessárias para a resolução dos problemas. Nem todos os dados interessam, e eles não surgem sozinhos. Por isso, é nessa fase que se definem quais informações são realmente importantes para o seu negócio e como elas irão ajudar.

Não adianta fazer muitas perguntas, se, ao final, não haverá disponibilidade para fazer as análises. Foque naquilo que realmente é urgente e que você terá tempo para se dedicar a fazer uma avaliação minuciosa.

Suas perguntas podem ser:

“Como a análise de dados vai me ajudar a entender porque a empresa perdeu 20% dos seus contratos no último ano?”

Dessa forma, você vai ter um sinal de quais dados são relevantes para te dar pistas de como o seu problema será resolvido por meio da análise de informações (área de contratos, vendas, SAC /relacionamento com clientes, entre outros). — que.

É preciso pensar se esses dados estão disponíveis na própria empresa, se há informações que precisam ser buscadas em bancos externos e, ainda, qual o nível de confiabilidade desses dados.

Coleta

Antes de partir para a efetiva coleta de dados, é preciso pensar nas ferramentas que irão gerá-los. É nessa fase que são definidos os algoritmos e tecnologias necessários para uma coleta eficaz.

Quando aplicados corretamente, os algoritmos podem gerar diversas vantagens competitivas capazes de mudar o posicionamento da sua empresa. Um bom exemplo é o algoritmo de recomendações da Amazon. Ele surgiu de uma ideia simples, baseada na recomendação de livros, sobretudo, nas preferências individuais dos leitores que compram na loja virtual.

Nessa parte de algoritmos e regras de captação de informações, , é importante observar a correlação de dados, princípio ligado ao Big Data. . Por meio desse conceito, pode-se avaliar as tendências e possibilidades de mudanças no mercado e no comportamento dos consumidores. Assim, a correlação entre os dados permite predições mais ou menos assertivas.

Armazenamento

Depois que os parâmetros de coleta são definidos, é hora de pensar em como esses dados serão armazenados. Isso dependerá muito da rapidez com que a coleta será feita, do intervalo de dados que será analisado, da variedade e das ferramentas de captação usadas pela empresa.

Alguns negócios chegarão à conclusão de que a própria ferramenta de gestão usada internamente é suficiente para a armazenagem. Já outras podem preferir guardar essas informações em um servidor único, ou até mesmo optar por uma ferramenta que disponha de tecnologia na nuvem.

Na fase de armazenagem, é interessante pensar em dois momentos: antes e depois da análise. A sua empresa precisa guardar esses dados por quanto tempo após a averiguação? ? Existem informações confidenciais? Como elas devem ser descartadas ou armazenadas de forma definitiva?

Análise

Como as perguntas necessárias para responder os seus problemas já foram feitas no início do processo, a fase de análise de dados não será tão difícil como procurar uma “agulha no palheiro”. Os gestores saberão exatamente em qual massa de dados cada análise será feita — e que mecanismos serão usados nessa etapa. ‘’.

Nesse sentido, deve-se aplicar um processo de descoberta de informações acionáveis em grandes conjuntos de arquivos para, assim, derivar padrões e tendências que existem nos dados. Este filtro, conhecido como mineração de dados, é essencial e se divide em algumas etapas:

  • Previsão – onde são estimadas as vendas e previstas as cargas de servidor ou tempo de inatividade;
  • Risco e probabilidade – onde é determinado o ponto de equilíbrio provável para cenários de risco, por meio de atribuição de probabilidades a diagnósticos ou outros resultados;
  • Recomendações – quando se determina quais produtos são mais prováveis de serem vendidos em conjunto para, assim, gerar recomendações;
  • Localização de sequências – é feita análise e seleção dos clientes em um carrinho de compras, o que possibilita prever os próximos eventos;
  • Agrupamento – Nesse momento, são separados os clientes ou eventos dos itens relacionados, o que possibilita gerar r análises e prever afinidades.

Pontos de atenção

Há ainda outros fatores preponderantes para a implementação de uma rotina de administração de dados, entre eles a qualificação das pessoas. É preciso, inclusive, investir em treinamento e mudar a cultura da instituição de forma geral, além de definir quais serão as ferramentas de Big Data.

Saiba mais sobre esses pontos de atenção:

O projeto precisa de empenho

Essa não pode ser uma decisão de um departamento ou outro. Precisa ser uma ação da diretoria executiva, já que irá abranger todos os setores da empresa. Por isso, é importante que tal opção esteja registrada no planejamento estratégico da instituição. Assim, cada setor terá consciência de que a análise de dados é uma política que afetará toda a organização.

A decisão exige planejamento

Usar informações para alavancar o negócio exige longo tempo com pesquisa e planejamento. É preciso discutir quais dados são primordiais para a empresa, como eles serão coletados, onde eles estão dispostos, como serão buscados e de que forma a análise será feita. Isso tudo deve anteceder os investimentos em aquisição de tecnologia e treinamento de pessoal.

Investimentos são necessários

Não há como falar em tecnologia sem prever investimentos. Eles terão que ser feitos sim, mas, antes de pensar em quanto será gasto, pense em quanto você economiza com a aquisição de ferramentas de Big Data.

Com o uso dessas ferramentas, sua produção irá trabalhar de forma mais orientada e focada no que realmente importa. Os investimentos em capacitação também devem ser rotineiros e constantes, uma vez que as ferramentas mudam e sua empresa precisa acompanhar tendências.

As respostas dependem dos questionamentos

É importante lembrar que o Big Data apresenta respostas para perguntas e que, portanto, o retorno depende do que for questionado pela equipe. Capriche nesse planejamento, foque no que é relevante e explore todas as possibilidades da ferramenta que você contratou.

Muitas vezes, o principal fator estará relacionado à gestão eficiente das perguntas — de forma que os dados retornem respostas que realmente vão ajudar o seu negócio. Sendo assim, desenvolva sua visão estratégica.

Não é necessário “inventar a roda”

Há muitas informações disponíveis na internet sobre mercado e comportamento do consumidor. Plataformas oficiais, pesquisas de universidades e o próprio banco de dados da sua empresa oferecem oportunidades infinitas de análises. Com certeza, não será por falta de dados que você deixará de usar o Big Data.

Conte com bons parceiros

Também é interessante contar com soluções de empresas com experiência nesse ramo. Busque firmar boas parcerias para auxiliar seu negócio . Um exemplo é a Neoway, companhia especializada na criação de soluções de Inteligência de Mercado para administração de dados estratégicos por meio de uma plataforma de Big Data.

A Neoway oferece, por exemplo:

  • Qualificação de dados - Não importa se é necessário gerir informações sobre sua empresa, público-alvo, ativos, processos ou cadastros em órgãos públicos. A Neoway está preparada para integrar informação de qualidade.
  • Aplicações analíticas - Um conjunto de aplicações visuais para ajudar a entender o ambiente, perceber o todo e desvendar o oculto.
  • Avaliação estatística - Compreensão de variáveis, descobrimento de novas informações e correlações com riscos ou oportunidades.

Resumindo todo o conteúdo apresentado, não se esqueça de ficar por dentro dessas questões:

  • Saiba quais dados são importantes para o seu negócio e indique onde encontrá-los;
  • Os dados sairão de algum lugar, portanto, mantenha as bases de informações bem alimentadas;
  • Não queira abraçar o mundo. Comece a usar o Big Data de acordo com as suas prioridades;
  • Se você fizer a pergunta errada, vai encontrar uma resposta insatisfatória;
  • A segurança dos seus dados fará toda a diferença nos seus resultados. Isso vale tanto para a coleta quanto para a análise.
  • Busque por parceiros de confiança e com expertise no mercado. Assim, sua empresa poderá tirar todo o proveito da tecnologia de Big Data para administração dos dados estratégicos.

Quer saber mais sobre a Neoway e como podemos ajudar a sua empresa a aprimorar a análise de dados? Entre em contato com o nosso time de especialistas e conheça as nossas soluções para vender mais e melhor e seguir crescendo no mercado.

Quer saber como fazemos na prática?

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