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Guia para a redução de riscos através de gerenciamento de dados

1. Introdução

Todo empreendimento apresenta possibilidades de ganhos e riscos, de lucros e perdas. No entanto, convém trabalhar na minimização desses riscos de modo a evitar que a empresa sofra grandes prejuízos ou perca boas oportunidades. Uma das maneiras de trabalhar na redução de riscos é por meio do gerenciamento de dados.

Em qualquer empresa, o fluxo de informações é importante para o bom funcionamento das atividades e para a melhoria da comunicação entre os colaboradores. Com o desenvolvimento tecnológico, os dados passaram a ocupar uma posição de destaque no âmbito da gestão.

Neste e-book, vamos tratar sobre como utilizar o gerenciamento de dados para reduzir o nível de riscos em uma empresa. Boa leitura!

2. Gerenciamento de dados

O termo “dados” refere-se à matéria-prima de uma cadeia ou sequência: dado–informação–conhecimento–sabedoria. A função do gerenciamento é transformar os dados em informações confiáveis, que possam ser usadas como fonte de conhecimento para a tomada de decisões com sabedoria. Sem ele, não é possível chegar ao último estágio da cadeia.

Com um banco de dados estruturado adequadamente, uma empresa pode conhecer o perfil do cliente, verificar hábitos de consumo, definir iniciativas para a fidelização e a captação e desenvolver campanhas personalizadas de marketing que envolvem a expansão do negócio, outras coisas.

A gestão de dados é uma responsabilidade compartilhada entre a área de TI e os outros setores da empresa. Eles são ativos tão importantes para o desenvolvimento da empresa quanto recursos financeiros e pessoal, uma vez que, quando usados nas áreas de negócio, podem trazer valor para a companhia.

Para usufruir desse resultado, porém, é preciso geri-los durante todo seu ciclo de vida, e não somente no desenvolvimento dos sistemas. Ainda, essa gestão deve acompanhar o ritmo de evolução dos negócios e da tecnologia.

3. A preocupação com o gerenciamento de dados

Para gerenciar os dados, é necessário eliminar a redundância das informações, usando sistemas e ferramentas que possibilitam sua integração e gerenciamento. Assim, é possível gerenciar projetos com eficiência e qualificação, com baixo custo operacional e tempo reduzido.

É importante centralizar e fazer a manutenção do armazenamento de todo o conteúdo, permitindo que os dados possam ser atualizados, adicionados ou eliminados.

A preocupação com a gestão de dados existe há muito tempo. A disciplina que costumava cuidar dessa tarefa era a Administração de Dados (AD). Contudo, muitos erros foram cometidos na sua aplicação, de modo que ela ficou ligada somente à modelagem dos dados.

Modernamente, o termo usado é Gerenciamento de Dados e o sistema que realiza a gestão dos dados recebe o nome de Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD). Ele apresenta um conjunto de requisitos funcionais, como Segurança, Integridade, Controle de Concorrência, Recuperação e Tolerância a Falhas.

A preocupação do gestor em manter um SGBD é fruto do conhecimento dos benefícios que esse sistema pode trazer para a empresa:

  • Alinhamento entre as áreas de tecnologia e negócio;
  • Compreensão das principais necessidades de dados e informações da empresa;
  • Melhoria na qualidade e na confiabilidade das informações por meio do uso de dados cada vez mais definidos e integrados;
  • Reutilização dos dados corporativos, o que contribui para melhorar a qualidade dos dados e reduzir esforços, tempos e gastos no desenvolvimento de novas aplicações;
  • Aumento da produtividade dos colaboradores que usam os dados e as informações;
  • Definição de mecanismos de segurança no acesso a dados aos funcionários que realmente precisam;
  • Redução dos riscos e falhas no desenvolvimento dos sistemas e aplicações;
  • Redução (ou eliminação) na quantidade de informações redundantes.

4. O gerenciamento de dados para redução de riscos

Para que uma empresa desenvolva potencial competitivo para enfrentar a concorrência e as exigências cada vez maiores do público consumidor e do mercado, ela precisa absorver a quantidade elevada de informações que são produzidas a todo momento, dados originados de diferentes canais.

A fim de organizar todos esses dados e informações de modo que produzam conhecimento valioso, o gestor precisa realizar um gerenciamento inteligente, ou seja, ele precisa fazer uso de um SGBD.

Esse sistema atua de forma preventiva, garantindo a segurança e a redução dos erros de diferentes maneiras.

Em primeiro lugar, o SGDB dá origem a um esquema de segurança que protege a base de dados dos acessos não permitidos. São definidas regras que decidem quais usuários podem acessar a base de dados e, considerando esses usuários, são definidos a quais ficheiros eles podem acessar e quais operações podem efetuar (ler, adicionar, atualizar, apagar e outras). Certos procedimentos permitem realizar cópias de segurança e recuperação de dados caso aconteçam falhas.

Além disso, a informação não pode ficar ao alcance de qualquer pessoa (segurança física) e pode ser protegida por meio de métodos lógicos de segurança, como passwords. Por fim, o sistema verifica as restrições de integridade de forma a manter os dados sempre válidos, maximizando sua consistência e reduzindo sua redundância.

Em relação a esse último caso, a gestão de transações é um aspecto valioso da manutenção da integridade de dados. Trata-se de um conjunto de ações desenvolvidas por um usuário ou aplicação, como uma operação de transferência de dinheiro entre duas contas, por exemplo.

Se a transação sofrer interrupção antes de ser concluída (problemas no disco, falhas de energia ou outras coisas), o sistema evitará um estado de inconsistência acionando o rollback (mecanismo que desfaz tudo que foi feito até o momento e recoloca a base de dados em sua condição de consistência).

Quando os usuários da base de dados são muitos, é comum que os mesmos dados sejam acessados por diferentes utilizadores ao mesmo tempo. O SGBD oferece mecanismo que garante que a base de dados seja atualizada adequadamente — o chamado mecanismo de controle de concorrência:

  • Backup: cópia de segurança, que permite a recuperação de informações importantes ou programas no caso de falhas no disco rígido;
  • Inside Backup: a informação é guardada dentro da empresa;
  • Outside Backup: a informação é guardada fora da empresa.

5. As ferramentas para o gerenciamento de dados

Os principais módulos componentes que formam um SGBD são:

  • Pré-compiladores DML;
  • Compiladores DML;
  • Interpretadores DDL;
  • Mecanismo de Consultas.

Eles integram o Processador de Consultas, parte de um SGBD que traduz os comandos em uma linguagem de consulta para instruções de baixo nível que podem ser interpretadas pelo gerenciador do banco de dados. O Processador de Consultas também transforma a requisição do usuário em uma forma mais compatível e eficiente em relação ao banco de dados, definindo uma boa estratégia para realizar a consulta.

Os pré-compiladores DML convertem comandos da DML embutidos em um aplicativo para chamadas na linguagem hospedeira. Eles precisam se integrar com o Processador de Consultas para criar o código certo. Já os interpretadores DDL convertem comandos da DDL em tabelas que apresentam metadados (dados sobre dados).

Outros módulos componentes de um SGBD, que integram a outra parte do sistema (chamada de Sistema de Armazenamento), são:

  • Gerenciador de Buffer;
  • Gerenciador de transações;
  • Gerenciador de arquivos (gere a alocação do espaço na armazenagem do disco e as estruturas de dados utilizadas para representação da informação que foi armazenada no disco).

Diversas estruturas de dados são exigidas adicionalmente para implementação do sistema físico:

  • Arquivos de dados: armazenam o banco de dados propriamente dito;
  • Dicionário de dados: armazena metadados na estrutura do banco de dados (é muito utilizado e precisa ser bem elaborado);
  • Índices: podem auxiliar os dados, permitindo que as consultas sejam executadas mais rapidamente;
  • Chaves primárias (PK): fundamentais para os bancos de dados relacionais, garantindo a unicidade das linhas e uma maneira de identificação única para cada item armazenado;
  • Chaves estrangeiras (FK): colunas que aludem às chaves primárias de outras tabelas.

Além desses componentes, ainda existem:

  • tabelas (contêm os tipos de dados e os dados reais);
  • colunas (partes das tabelas que armazenam os dados);
  • procedimentos armazenados (permitem que o código Transact-SQL seja escrito e armazenado);
  • gatilhos (procedimentos ativados automaticamente quando os dados são inseridos, apagados ou modificados);
  • regras (atribuídas às colunas, permitem que os dados se ajustem aos padrões definidos);
  • padrões (configurados em campos);
  • visualizações (consultas armazenadas nos bancos de dados que referenciam tabelas).

Os dados, por sua vez, podem ser de vários tipos: caracteres, números, datas, sendo que um único tipo é atribuído a uma coluna dentro de uma tabela.

Os modelos de bases de dados são:

  • Hierárquico: dados são classificados hierarquicamente conforme uma “árvore” descendente;
  • Rede: semelhante ao anterior, mas cada registro “filho” pode ser ligado a mais de um registro “pai”;
  • Relacional: dados guardados em tabelas, relacionados entre si;
  • Dimensional: contrasta com o modelo relacional e é muito usado em data warehouse (depósito de dados digitais para armazenamento de informações detalhadas);
  • Relacionado a objeto: dados armazenados como objetos.

O conceito do Big Data (elevado volume de dados) integra-se ao SGBD, necessitando de uma gestão rigorosa para ser bem aproveitado. Trata-se de uma ferramenta “desorganizada” que o SGBD “organiza” para atender às necessidades da empresa.

6. A importância das fontes e da validade dos dados

A fonte dos dados também deve ser considerada e testada. Nos capítulos anteriores, falamos do Big Data e do volume de dados que ele oferece. No entanto, se as fontes não forem avaliadas e selecionadas, muitos dados servirão somente para confundir e podem induzir a erros.

Com relação à obtenção de dados do cliente, por exemplo, é preciso analisar quais informações são importantes para a empresa. Veja alguns tipos de cadastro:

  • Simplista: cadastro com poucos dados (e-mail, endereço, nome, RG e CPF);
  • Complexo: cadastro com dados em excesso, que podem até inibir o cliente.

O importante é que os dados fornecidos sejam confiáveis e realmente necessários para o controle da empresa. CPF e RG são informações importantes para a empresa, mas passaporte e título de eleitor podem não fazer muito sentido, dependendo do seu tipo de negócio.

Outro ponto importante é quanto à validade dos dados. Eles precisam ser atualizados periodicamente; caso contrário, ficam defasados e inúteis, somente ocupando espaço no sistema e podendo conduzir a erros.

A qualidade e a consistência dos dados estão estreitamente relacionadas à sua validade.

Considere que um cliente com dívida em atraso se mude ou troque de telefone. Se os dados sobre ele não estiverem atualizados, será muito mais difícil entrar em contato com ele e as chances de perder dinheiro serão ainda maiores.

Quando uma empresa compra uma lista de dados, eles são válidos para um determinado período. Um mês depois, muitos deles já poderão estar desatualizados, o que gerará equívocos e, provavelmente, prejuízos.

Dessa forma, o gerenciamento de dados deve prevenir-se contra o risco de usar informações ultrapassadas. A atualização costuma usar as mesmas fontes que produziram as informações, sendo que a fonte principal ainda é a internet, seguida da troca de e-mails e das ferramentas de busca. Todas essas são de natureza digital.

Depois delas, aparecem:

  • Conversas com colegas de trabalho;
  • Revistas e jornais especializados;
  • Legislações relacionadas ao assunto;
  • Telefone;
  • Intranet.

Outras fontes usadas em menor escala para atualização das informações são:

  • Tecnologia RSS;
  • Tags;
  • Redes sociais tradicionais;
  • Cartas;
  • Conversas com fornecedores;
  • Blogs.

É preciso considerar cuidadosamente o nível de confiabilidade para obtenção e atualização dos dados, uma vez que nem sempre os meios mais rápidos serão os mais seguros. A escolha das melhores fontes vai depender do perfil da empresa, mas é fundamental que a autenticidade da informação seja confirmada, o que pode ser feito por meio de comparações entre fontes diferentes ou da consulta direta à fonte principal.

Por exemplo, é possível confirmar a mudança de endereço de um cliente enviando um e-mail ou telefonando para o próprio, bem como confirmar o aumento de preço de uma mercadoria ligando para o fornecedor.

A confiabilidade da fonte, seja para uma primeira aquisição ou para atualização, depende, em suma, da natureza da informação.

7. Conclusão

O gerenciamento de dados pode contribuir de muitas maneiras para reduzir riscos de diferentes tipos, que podem, inclusive, gerar grandes perdas e prejuízos. A correta gestão de dados garante segurança, confiabilidade, inviolabilidade e atualização das informações, contribuindo para que a empresa perca menos dinheiro e menos clientes e ocupe um espaço cada vez maior no mercado concorrido da atualidade.

Independentemente da atividade exercida, o empreendedor precisa fazer uso de um SGBD para garantir uma gestão geral mais eficiente e, em particular, para que consiga realizar um gerenciamento de riscos mais preciso e bem fundamentado.

8. Sobre a Neoway

A Neoway é uma empresa especializada na criação de soluções de Inteligência de Mercado por meio de sua plataforma de Big Data. Reunindo informações de diferentes bases de dado públicas e contando com ferramentas visuais para apresentá-las de maneira clara, ajudamos nossos clientes a analisar grandes volumes de dados e encontrar soluções para negócios de diversos segmentos.

Com criatividade, abrimos novas fronteiras para nossos clientes, desbravamos mercados e desenvolvemos tecnologias inovadoras que ajudam empresas a superar grandes desafios.

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