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Plano de mitigação: 7 práticas para reduzir riscos corporativos

Plano de mitigação: 7 práticas para reduzir riscos corporativos

A palavra “mitigar” significa atenuar, enfraquecer ou diminuir. Assim, um plano de mitigação de riscos tem como objetivo diminuir o impacto e probabilidade de ameaças em um projeto a ser executado. No caso específico de uma ação corporativa, esse plano deve integrar a estratégia geral e estar aliado à política adotada pela empresa no que diz respeito à prevenção de riscos.

Agora, você deve estar se perguntando: “por que devo apenas reduzir um risco e não cortar de vez ‘o mal pela raiz’ e, assim, deixar de lado qualquer ameaça?” Eis a questão central de um plano de mitigação: ele se destina, principalmente, a reduzir os efeitos negativos que não são possíveis de serem eliminados por completo. Como? Por meio de levantamento de dados confiáveis, que irão permitir uma análise completa para tomada de decisão mais rápida e correta. Ou seja, você terá informações relevantes para definir qual o caminho mais racional e com menor propensão de reflexos negativos para a instituição.

Neste artigo, vamos falar mais profundamente sobre o tema para que você possa entender quais estratégias devem ser adotadas, como otimizar o processo de elaboração do plano de mitigação e de que forma ele se insere na gestão de riscos corporativos.

Serão abordados os seguintes tópicos:

  1. Estruturar as estratégias do plano de mitigação
  2. Estabelecer categorias e graus de risco
  3. Mensurar riscos e impactos
  4. Monitorar os resultados com frequência
  5. Atenção à mudança de cultura
  6. Tecnologia para levantamento e análise de dados do plano de mitigação
  7. Na prática, como faço para reduzir os riscos definitivamente?
  8. Conclusão: sua empresa vai ser mais competitiva

Boa leitura!

1 - Estruturar as estratégias do plano de mitigação

Alguns dados de pesquisas recentes mostram que tipo de perigos preocupam executivos de grandes empresas: falar em “risco” imediatamente os leva a pensar em ataques cibernéticos, atrasos, perdas financeiras e de ativos, questões competitivas e, em casos extremos, manchas na reputação.

Mas, vale lembrar que há também riscos positivos e benéficos. A palavra “risco” pressupõe qualquer evento que pode afetar o funcionamento do seu projeto para o bem ou para o mal. Em ambos os casos, você deve estar preparado para que tome decisões antecipadas.

Assim, a primeira coisa a ser feita é um levantamento de todas as ameaças possíveis. Ao levar em conta os potenciais reflexos positivos e negativos, pode-se então dar início a uma boa estratégia de gestão de riscos. Para que nada escape, faça um brainstorming com toda a equipe, peça opiniões e pesquise. O importante é que nenhum ponto, por menor e mais absurdo que pareça, passe despercebido.

Depois disso, separe aqueles que lhe parecerem mais prováveis e escolha a melhor forma de lidar com cada um. Veja as possibilidades:

Aceitar alguns riscos

Aceitar um risco é assumir que ele existe e tocar o projeto adiante. Esse tipo de postura costuma ser adotada quando o gestor de projetos avalia que, caso o risco se confirme, seus efeitos não serão significativos se comparados ao benefício que o projeto trará. Além disso, pode ser que haja muitos perigos e, pelo bem de aprimorar suas ações, você decide assumir até os riscos médios e altos.

Evitar qualquer tipo de risco

Essa é o oposto da anterior. Ao evitar um risco, você muda um ponto na estratégia para que a possibilidade de esse risco se confirmar chegue a zero. Se pensarmos bem, é uma medida extrema e, até certo ponto, conservadora, já que todo projeto e envolve algum risco — e, sem corrê-los é impossível colocar boas ideias em prática e implantar soluções inovadoras.

No entanto, é interessante deixar esse tipo de opção para último caso, quando você avaliar que o impacto do risco é absolutamente negativo ou que o benefício do sucesso do projeto é muito pequeno. Eles podem ser evitados, também, quando certas etapas dos projetos forem adiantadas ou adiadas, nos casos em que mudanças nos prazos deixem o projeto menos vulnerável. .

Um bom exemplo é quando você evita realizar uma contagem de estoque num período em que as vendas crescem para não sobrecarregar seus vendedores e prejudicar o atendimento.

Transferir riscos, quando possível

Como o nome indica, o que se faz aqui é repassar as responsabilidades pelo risco. Não importa se você simplesmente designa um setor para cuidar disso ou se terceiriza uma empresa.

Se optar por um serviço de terceirização, vale a pena se resguardar ao máximo e incluir cláusulas no contrato sobre o repasse para a empresa contratada de prejuízos financeiros relativos àquele risco p. Entretanto, as manchas na reputação causadas por um erro, vão incidir sobre ambos.

Explorar os riscos benéficos

Suponha que você tenha constatado que, em um determinado período, as vendas da empresa podem aumentar tanto que simplesmente não existirão funcionários suficientes no setor para acompanhar essa demanda.

Além de ser um risco benéfico, é possível que você conclua que não vale a pena contratar funcionários antecipadamente, pois isso significa novos custos e a previsão de vendas pode não se confirmar. Em um caso como esse, o ideal é explorar o risco, ou seja, seguir com o projeto ao encontro da possível “ameaça” e colher as vantagens.

Mitigar os riscos que vale a pena correr

Eis aqui o nosso foco. Contar com estratégias para diminuir a probabilidade e o impacto dos riscos - negativos e também os positivos - sobre um projeto. Isso deve ser feito numericamente para ajudar na comprovação dos resultados para a equipe, investidores, gestores e clientes.

2 - Estabelecer categorias e graus de risco

Agora falando especificamente de um plano de mitigação de riscos: como mitigar é diminuir a probabilidade — chance real, em números, de um risco se concretizar — e o impacto — o resultado ruim possível caso o risco se confirme —, é preciso ser objetivo e medir as ameaças de forma precisa.

Podemos classificar os riscos em duas categorias - qualitativa e quantitativa - para escolher a melhor forma de mitigá-los.

Qualitativa

Aqui, a ideia é atribuir valores como baixo, médio ou alto para cada risco e começar a trabalhar para reduzir os mais altos, depois os médios e, em seguida, os baixos, nessa ordem.

Esse tipo de divisão ajuda muito se o tempo for curto, já que permite focar em ações para minimizar os riscos certos. Se faltar tempo no final, você vai ser obrigado a aceitar os riscos menores, o que não deixa de ser uma boa estratégia.

Quantitativa

Ainda é possível seguir com o processo de um outro modo, principalmente se a sua equipe é experiente ou você tem um tempo maior. Para mensurar riscos quantitativos, deve-se atribuir valores de 1 a 10 para a probabilidade de cada uma das ameaças detectadas acontecer . Como nesse caso é preciso ser bem minucioso, você pode criar uma tabela e organizá-los de maneira decrescente, deixando os mais ameaçadores no início.

Se a sua lista for muito extensa, atribua também casas decimais (classificando-os entre 1.0 a 10.0, por exemplo). Para projetos curtos e com muitos riscos envolvidos, alguns décimos definem qual será mitigado e qual será aceito. Faça o mesmo com o impacto dos riscos, de modo que a sua tabela apresente esses dados em duas colunas, lado a lado.

3 - Mensurar riscos e impactos

Depois de escolhido o método de mensuração, é possível fazer um cálculo que considere numericamente a probabilidade de um evento acontecer e o seu potencial impacto. Com isso, é possível começar a planejar respostas para aqueles eventos que são, ao mesmo tempo, muito prováveis e têm grande repercussão , para, em seguida, planejar como responder aos que são apenas muito prováveis. Depois,pode-se, então, focar nos que têm apenas um grande impacto e assim por diante.

Também é possível atribuir um número único para cada risco, por meio da fórmula Risco = Probabilidade x Impacto. Assim, você terá uma ordem precisa dos possíveis eventos na sua tabela e estará pronto para começar a planejar suas respostas. .

Outra análise importante que pode ser feita é o Risco Geral do Projeto. Chega-se ao valor por meio da soma de todos os valores dos riscos dos projetos e divisão pelo número de riscos. Esse é um dado importantíssimo para avaliar se o projeto valerá a pena ao longo do tempo.

Repare que essa abordagem numérica torna todos os procedimentos incrivelmente racionais, mas, ao mesmo tempo, deixa tudo mais complexo e demorado também. Logo vamos mostrar como conseguir reunir todos estes dados de forma muito mais rápida e confiável.

4 - Monitorar os resultados com frequência

Os riscos que incidem sobre um projeto não são imutáveis. Se você fez todos esses cálculos no início do ano e, dois ou três meses mais tarde, as condições econômicas do país ou da sua empresa mudam para melhor ou pior, algumas ameaças vão se tornar mais e outros menos prováveis. Além disso, qualquer mudança afeta também a previsão do impacto de cada um.

Além disso, a partir do momento em que você aplica o seu plano de mitigação, os números isolados de cada risco diminuem e, consequentemente , o geral também.

Por esse motivo é que é altamente recomendável que você monitore os resultados que encontrou ao longo de todo o projeto. Só assim vai ter certeza de que um lance do acaso não irá mudar alguns detalhes muito significativos da sua planilha.

5 - Atenção à mudança de cultura

Chegamos a um ponto que merece destaque: a mudança de cultura interna para chegar ao grande objetivo de reduzir os riscos corporativos. Isso porque, a efetivação do plano de mitigação está diretamente ligada ao sucesso do projeto. Parece uma informação óbvia, mas não é impossível que uma coisa entre em conflito com a outra.

O plano de mitigação é uma etapa de um plano de gerenciamento de riscos e esse, por sua vez, tem como função reunir dados que gerem confiança durante uma tomada de decisão.

Assim, colocar o ego de gestores ou a vaidade de colaboradores à frente dos interesses maiores da empresa pode fazer com que cada um esqueça que as metas e objetivos do seu setor só existem para facilitar metas e objetivos mais amplos. Se o trabalho em equipe for o foco, não apenas toda a estrutura do projeto fica mais fácil, mas, também, os riscos de desajustes internos diminuem.

Portanto, lembre-se: um gestor e um colaborador de um plano de gerenciamento de riscos não devem se tornar eles próprios um risco para a execução do seu projeto.

6 - Tecnologia para levantamento e análise de dados do plano de mitigação

Depois de tantas etapas, é bem possível que algumas perguntas tenham surgido. Uma delas é: “como medir tanta coisa de forma tão dinâmica, já que vários fatores alteram a configuração dos riscos ao longo do projeto, e não se perder com tantos dados?” Outra talvez seja: “como evitar erros na coleta, armazenamento, interpretação e cálculo desses dados?”.

Conforme falamos mais acima, existe sim um maneira bem mais simples de levantar, organizar e analisar a infinidade de dados necessários para um plano de mitigação eficiente: a tecnologia. Todo o processo pode ser feito com o uso de uma plataforma digital específica para a gestão de riscos corporativos. A ferramenta vai dar mais segurança, precisão e agilidade à tarefa. Além disso, esse tipo de tecnologia também gera economia de recursos e reduz drasticamente a possibilidade de falhas.

Conheça mais detalhes de uma solução para ajudar na composição do plano de mitigação e na gestão de riscos da empresa.

Plataforma de Big Data Analytics

Como acabamos de dizer, volumes enormes de dados que poderiam sobrecarregar uma equipe inteira — e deixar gestores perdidos no processo de tomada de decisão — podem ser processados em alguns segundos por uma ferramenta digital simples de operar. Talvez você já tenha ouvido falar da tecnologia responsável por essa façanha: o Big Data Analytics.

Outra vantagem muito importante trazida pelo Big Data Analytics é a capacidade de análise (que vai além do armazenamento e organização de dados). Isso porque não são todos os números que importam para um projeto e, ainda, porque o ponto crítico de um plano de mitigação é a forma como esses números vão ser interpretados e utilizados nas decisões.

E essa tecnologia permite a interpretação certa dos dados certos para geração de “insights” relevantes, que irão, então, embasar as decisões da empresa. Entenda o funcionamento das plataformas de Big Data Analytics.

  • Levantamento rápido de dados
    Com o Big Data Analytics, um volume inimaginável de dados é localizado e armazenado em alguns segundos. Podem ser números dos seus concorrentes, indicadores econômicos, planilhas de custos com inúmeras variáveis e outras opções muito mais complexas - tanto de fontes internas quanto de externas (cadastros públicos, por exemplo).

  • Aprendizado contínuo
    Essas ferramentas aplicam Inteligência Artificial de última geração na análise de dados. Assim, tais plataformas se tornam “inteligentes” e capazes de aprender e a cada análise que desempenha, seu refinamento aumenta. Ao fazer as perguntas certas e aplicar filtros e modelagens corretas, a tecnologia já separa o joio do trigo e forma um quadro apenas com as informações relevantes para as suas decisões.

  • Análise precisa e refinada No caso do plano de mitigação, ao calibrar a ferramenta com as métricas desejadas, a própria plataforma afasta os riscos irrelevantes e também aqueles que devem ser aceitos, evitados, transferidos ou explorados. A entrega é de uma análise profunda de tudo que deve ser mitigado. E isso inclui um ordenamento por impacto e probabilidade do risco.

  • Monitoramento dos dados sistematizados Além da análise precisa, a Inteligência Artificial faz também o monitoramento dos riscos. É possível rever todos os dados com a frequência que você quiser. Como falamos, a ferramenta aprende a partir das características que forem fornecidas — nesse caso, probabilidade e impacto — e ainda faz projeções de risco para o futuro.

  • Workflow organizado Todas as informações ficam organizadas de forma prática, e podem ser apresentadas para os colaboradores, gestores, clientes ou investidores. E, claro, ficam disponíveis para você tomar as decisões necessárias, no momento que achar importante.

7 - Na prática, como faço para reduzir os riscos definitivamente?

Transformar dados em um plano de mitigação e gerar uma redução real de riscos vai depender diretamente da sua capacidade de selecionar os dados mais relevantes, categorizar os riscos, prever seu comportamento e antecipar uma solução para um problema que ainda não aconteceu.

Como vimos, o sucesso dessa estratégia depende de agilidade e precisão em cada uma das etapas. Portanto, é bom ter uma linha de ação bem enxuta e dinâmica para executar essas tarefas. Ou então, contar com a tecnologia do Big Data Analytics, que torna este processo muito mais rápido, seguro e confiável.

Além disso, selecionamos outras dicas importantes para o desenvolvimento de um plano de mitigação eficiente. São elas:

Não se prenda excessivamente a detalhes

Não cometa o erro de tentar ser analítico ou detalhista demais se o seu tempo não permitir. É claro que quanto menor o tempo que você tem para organizar cada etapa do plano, mais exposto aos riscos você está. Mas querer examinar cada mínima questão de perto pode inviabilizar o seu plano como um todo, fazendo com que ele não saia do papel no prazo estipulado. Além disso, ser pouco ousado e limitar demais seus riscos não permite que você aproveite algumas boas oportunidades de negócios.

Tenha um plano B

Sempre considere que algo pode dar errado ou que mais de um problema pode surgir ao mesmo tempo. Esse é um cenário que parece pessimista, mas não deve ser desconsiderado. É melhor ter um plano B do que ficar preso a algo que te impeça de avançar.

Planeje, portanto, uma resposta de emergência (decisões rápidas e até mesmo radicais) para casos como esses. Pode ser que seja necessário abandonar etapas de um projeto - ou, na pior das hipóteses, o projeto todo -, realocar funcionários, cortar gastos etc.

Utilize a tecnologia a seu favor

Novamente, não deixe de considerar essa possibilidade. Além de todas as vantagens já citadas, vale lembrar que, dependendo do tamanho e da complexidade do projeto, pode ser necessário contratar ou realocar vários funcionários para desenvolver um plano de mitigação bem feito.

Então, se estiver ao seu alcance reunir recursos para investir em uma solução que faça toda essa medição e disponibilize resultados precisos de forma imediata, o investimento valerá muito a pena e logo o retorno virá.

8 - Conclusão: sua empresa vai ser mais competitiva

Como falamos, o sucesso da estratégia de negócios de uma empresa está completamente atrelada à sua política interna para lidar com riscos - e, consequentemente, a eficiência do plano de mitigação.

Uma empresa que possui projetos sólidos de gerenciamento de riscos e que executa de forma disciplinada seus planos de mitigação adquire vantagens competitivas enormes. A forma mais óbvia de perceber isso é olhar para quanto de dinheiro, ativos e bens podem ser poupados quando o número de imprevistos diminui. Até fatores imensuráveis, como a reputação, são beneficiados.

Além do mais, ao conhecer a fundo a relação entre os riscos e benefícios de cada um dos seus projetos, a organização poderá saber quando aceitá-los, evitá-los, transferi-los, mitigá-los ou quando criar planos de contingência. Isso a deixa um passo à frente da concorrência. Pense em quantas oportunidades seus concorrentes desperdiçam pensando apenas nos riscos, sem enxergar benefícios dez ou vinte vezes maiores.

Com uma análise bem feita e um plano de mitigação eficiente, é possível aproveitar ao máximo essas oportunidades e se destacar como uma empresa visionária e arrojada. Lembrando que a atenção que a empresa conquista de clientes, investidores e até mesmo dos concorrentes, é sempre um dos seus maiores ativos.

Para saber mais sobre estratégias e tecnologias para gestão de riscos corporativos, continue acompanhando o blog da Neoway, além de seguir nossas páginas no Facebook e LinkedIn.

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